只需这3步，外贸签单率蹭蹭蹭上涨
2025年02月27日 17:59
原创
中企跨境-出海加速器
在外贸行业内卷加剧的当下，我们企业想要在同行业竞争者中脱颖而出，就必须从外贸工作的各个环节出发，把握细节，促成订单。
如何获客，相信已经有很多文章已经讲过了。但是有询盘了之后，要怎么办？
这一点，大概就算刚入行的新外贸员也知道，抓住时机，要快速回复。
但如果继续追问，到底该怎么回复？或者说究竟回复哪些内容才更精准，不浪费这次宝贵的询盘呢？
很简单，做到以下3步就可以⬇️⬇️⬇️
1、判断询盘的有效性
2、完善客户画像（有效背调）
3、确定回复内容
1.判断询盘的有效性
以邮件询盘为例，一封有效的询盘邮件，一般都会具备以下几个特点：
具体的产品需求：详细描述所需产品的规格、型号、数量等。
明确的联系方式：提供具体的联系人姓名、职位、公司名称和联系方式。
明确的采购计划：包括采购时间表、预算等信息。
询问相关细节：对产品的质量、交货时间、售后服务等方面提出具体问题。
专业的语气和格式：使用正式的商业语言，结构清晰。
有效询盘中的『低质量询盘』
案例一：采购数量远远低于MOQ的询盘
Hi, I’m from UK, can you quote me price for 50 pcs ?
（询盘50箱货，但MOQ 100箱）
案例二：客户询盘发给了很多个供应商，且询问的是我方没有优势的产品
Dear [supplier 1] [supplier 2] [supplier 3] [you]
We are interested in steel pipe fittings. Could you please provide us with a detailed quotation, including the unit price?
（询问产品并不是你公司的优势产品钢管steel pipe，而是配件）
当遇到这两种询盘我们要怎么办呢？
直接放弃掉的话，肯定是非常可惜的。这时候我们就要和客户多交流，要了解客户对未来的规划，了解客户的采购行为、目标市场、购买力、客户所在国家的政策等等。
比如，第一种虽然第一单数量少，但是后面有大规模的采购计划，显然前面这个小单是作为试订单进行的。那么我们不要犹豫直接把客户当作重点客户去跟进。
2.完善客户画像（有效背调）
对于有效询盘我们一定要引起足够的重视，并且根据客户发过来的询盘，收集有用的信息，建立用户画像，并且尽可能完善客户画像。
这些信息看似非常繁琐，但补全这些内容后，会让我们在与客户的谈判中成为更有主动性的一方。进可攻退可守，沟通起来也会更加灵活有度。当然，这些信息一部分能直接获得，另外一部分是在我们与客户的交流中获得的，剩下的就需要我们主动去寻找。
比如，利用社媒平台信息（LinkedIn、Facebook）顺藤摸瓜，或者在官方平台上找到有用信息（海关数据、中国商务部-国别数据）。
借助中企跨境「营销平台」，企业可以直接获取所需的海关数据。
3.确定回复内容
把以上的事情做好后，我们要进入我们更重要的一步，就是回信。通常我们要在24小时内回复。
这里是一些回信的内容框架，可以作为参考。
确认收到询盘，并明确说明提供报价的时间；
确认贸易条款以及付款方式；
确认询盘中不完整的信息，如产品规格、数量、以及包装要求；
确认能及时沟通的联系方式，例如有效电话或者及时通讯工具，例如：WhatsApp、Messenger、Skype、Line、Wechat等；此外，中企跨境「全渠道客服」管理工具现已上线，一个APP接收WhatsApp、邮箱、独立站、Facebook、Instagram、Twitter等所有渠道消息，企业业务员可以随时随地无缝查看不同平台消息，不漏掉每一个询盘。
提供产品目录和规格表：提供完整的产品目录、规格表、高清产品图片，帮助客户更好地了解产品；
安排样品准备：根据客户需求，准备并寄送样品。如果可能，提供样品的跟踪号。
最后，总结一下，每一封有效询盘都来之不易，收到询盘，我们要学会从询盘中提取有用的客户信息，通过我们的搜寻查找以及未来的沟通当中，把我们的客户画像慢慢补全完整。
之后，就可以针对不同的客户，采取有差异性的方式获取客户信任。也可以通过我们补全的内容，掌握客户的采购偏好、习惯，甚至是客户的实时动态，为我们与客户形成长久合作关系提供强有力的支持。
英语小课堂 助你外贸成大单
⬇️常用询盘回复模板⬇️
“
一般回复
Dear Mr./Ms XX
Thanks for your inquiry about XX products!
Now we here kindly quote you our best XX price as following:
Products name:
Specification, weight and size:
Packing:
Payment:
Delivery time:
Shipment fee:
Ouantity:
Validity:
Others:
Pls review the above price and let us know your confirmation in an early date.
Looking forward to hearing from you soon
尊敬的XX先生/女士
感谢您对XX产品的询盘！
现在，我们在此向您报最优惠的XX价格如下：
产品名称：
规格、重量和尺寸：
包装：
付款：
交货时间：
运费：
数量：
有效性：
其他：
请查看上述价格，并尽早通知我们您的确认。
期待尽快收到您的来信。
“
客户询盘模糊，向客户询问规格
Dear xx,
Thanks for your inquiry of our XX(products) on Dec.10th. And we are in XX filed for many years,so we are confident we can do it. But the specifications you given is still lack. Such as the diameter, material, quantity and so on.....so pls can you send us the details? The drawing(cad)is ok.
After we confirmed, we are happy to provide you with our good quality and competitive price.
Look forward your soonest reply,
Thanks and regards
尊敬的xx：
感谢您在12月10日对我们XX（产品）的询盘，我们在XX公司工作了很多年，所以我们有信心做到。但您提供的规格仍然不足，比如直径，材料、数量等……，那么你能把详细信息发给我们吗？图纸（cad）没问题。在我们进一步确认后，我们很乐意为您提供优质的产品和有竞争力的价格。
期待您的尽快回复，
谢谢和问候。
“
询问客户对报价的意见
Dear Mr/Ms XX
Re XX products, We have quoted you FOB/CIF/ price by e-mail dd XXXX, 2025.. Have you received it?
Please check it and let me know your comments about the price.
Looking forward to hearing from you soon.
尊敬的XX先生/女士
关于XX产品，我们已于2025年XXXX日通过电子邮件向您报出FOB/CIF/价格。您收到了吗？
请查收，并告诉我您对价格的意见。
期待尽快收到您的来信。
“
重新报价
Dear Mr./Ms.XX
Re XX products, we have quoted you FOB price, But for a long time,you haven't reply us.
So we sent two e-mail to you asking for your comments on Nov 13 and Nov 23, 2024 Now we here kindly requote you the adjusted price as follows:
USDXX/pc
Hope you can accept this price. If sample required, we will send to you for your approval.
Thanks in advance for your quick reply!
尊敬的XX先生/女士
关于XX产品，我们已经向您报了离岸价，但您已经很久没有回复我们了。
因此，我们在2024年11月13日和11月23日向您发送了两封电子邮件，征求您的意见。现在，我们再次向您提出调整后的价格如下：
XX美元/个
希望你能接受这个价格。如果需要样品，我们会寄给您批准。
提前感谢您的快速回复！
“
买家议价
Dear xx,
Thank you for taking interests in our item. I’m afraid we can’t offer you that low price you bargained as the price we offer has been carefully calculated and our profit margin is already very limited. However, we can offer you a XXX % discount if you purchase more than XXXX pieces in one order. If you have any further questions, please let me know. Thanks!
感谢您对我们产品的兴趣，但很抱歉我们不能给您更低的议价。事实上，我们的上市价格是经过精心计算的且合理的，它已经让我的利润有限。但如果您一个订单购买超过XXXX件，我们将给你XXX %的折扣。有任何问题请联系我。谢谢！
“
大量订单询价
Dear xxx,
Thanks for your inquiry. We cherish this chance to do business with you very much. The order of a single sample product costs $ XXXX USD with shipping fees included. If you order XXX pieces in one order, we can offer you the bulk price of XXXXUSD/piece with free shipping. I look forward to your reply.
Regards！
感谢您的询问，我们很诚挚的希望跟您做生意。一个样品的运费需要XXXX美元，如果您一个订单订XXX件产品，我们可以为您提供批量价格XXXX美元/件。期待着您的答复。谢谢。
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